30 Ott, 24

Gestione chiamate: come aumentare la soddisfazione dei tuoi clienti

La gestione chiamate in entrata è un elemento fondamentale per qualsiasi azienda che desideri offrire un servizio clienti di alta qualità e una comunicazione interna efficiente. Le funzionalità avanzate come l’IVR (Servizio di risposta interattivo) multilingua, il trasferimento di chiamata, la deviazione delle chiamate, il call parking e i gruppi di risposta, permettono di ottimizzare il flusso delle comunicazioni, migliorando la produttività e l’esperienza del cliente.

IVR multilingua: accogli i clienti nella loro lingua

Un sistema IVR (Interactive Voice Response) multilingua offre la possibilità di creare risponditori personalizzati che guidano i clienti verso il reparto o l’interno desiderato. Con l’IVR multilingua, i chiamanti possono essere accolti nella loro lingua madre, offrendo un’esperienza più professionale e inclusiva. Ad esempio, un’azienda internazionale può configurare il proprio centralino in modo che il cliente possa scegliere tra diverse lingue (es. “Per l’italiano, premere 1. For English, press 2”).

Questo tipo di servizio consente di preselezionare in modo rapido e semplice l’ufficio o l’interno desiderato, riducendo i tempi di attesa e migliorando l’efficienza complessiva del servizio clienti. Inoltre, l’IVR può essere programmato per fornire informazioni specifiche, come gli orari di apertura o le risposte a domande frequenti, liberando il personale da compiti ripetitivi.

Trasferimento di chiamata

Massima flessibilità nella gestione chiamate dei clienti

Il trasferimento di chiamata è una funzionalità essenziale per la gestione delle telefonate in un’azienda. Ogni chiamata in arrivo può essere facilmente trasferita a un collega, a un gruppo di persone o a una coda di attesa. Ad esempio, la centralinista può smistare le chiamate ai vari reparti, assicurando che ogni richiesta venga gestita dalla persona più qualificata.

Inoltre, se la chiamata è diretta a un gruppo di persone, il sistema può essere configurato affinché chi risponde per primo prenda in carico la chiamata. Questo metodo è particolarmente utile in un call center o in un team di assistenza tecnica, dove la rapidità di risposta è fondamentale.

Deviazione di chiamate

Non perdere mai una chiamata importante

La deviazione di chiamate permette di instradare le telefonate in entrata verso un altro numero o dispositivo quando l’interno originario è occupato, non risponde o è fuori ufficio. Ad esempio, un responsabile può impostare la deviazione verso il proprio cellulare o verso un altro collega, garantendo così che nessuna chiamata venga persa. Questa funzione è ideale per mantenere un alto livello di disponibilità, anche quando si è fuori sede.

Call Parking

Metti in pausa le chiamate in modo efficiente

Il call parking permette di mettere in pausa una chiamata in entrata, consentendo al chiamante di rimanere in attesa mentre l’operatore svolge altre attività. La chiamata può essere poi ripresa da qualsiasi altro interno autorizzato. Questa funzione è utile in situazioni in cui l’operatore deve consultare un collega o cercare informazioni specifiche prima di proseguire con la chiamata. Grazie al call parking, il cliente sa che la sua richiesta è in fase di gestione, migliorando così la sua esperienza complessiva.

Gruppi di risposta

Ottimizza il flusso delle chiamate

I gruppi di risposta consentono di distribuire le chiamate in arrivo a un gruppo specifico di interni. Ad esempio, in un ufficio vendite, tutte le chiamate dirette al reparto possono essere qui instradate. Questo approccio assicura che le chiamate siano sempre prese in carico rapidamente, migliorando l’efficienza e la soddisfazione del cliente.

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Oltre a una gestione telefonate in entrata snella ed efficace, Progetto8 integra tante altre funzionalità avanzate per aumentare l’efficienza in ufficio e la soddisfazione dei tuoi clienti.

Miglioramento della soddisfazione del cliente

Quando un supervisore può intervenire immediatamente in caso di difficoltà, la possibilità di risolvere problemi durante la chiamata aumenta notevolmente. Il cliente percepisce un alto livello di attenzione e professionalità, il che contribuisce a migliorare la sua soddisfazione complessiva. Un intervento tempestivo riduce anche il rischio di escalation dei problemi, che potrebbero portare a insoddisfazione o addirittura a recensioni negative.

Con Progetto8, massimizzi il tuo supporto al cliente

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24 Ott, 24

Funzione Spia: come migliorare assistenza e qualità delle chiamate in tempo reale

Nel mondo dei call center o di chi fornisce assistenza tecnica, garantire un’elevata qualità delle chiamate e fornire supporto ai collaboratori sono elementi chiave per mantenere alti standard di servizio. Una delle funzionalità più utili per raggiungere questi obiettivi è la funzione “spia”, che consente a un supervisore di ascoltare in tempo reale le chiamate tra un operatore e un cliente. Questa funzione offre al supervisore l’opportunità di monitorare, assistere e intervenire durante le conversazioni in modo discreto o visibile.

Come funziona la modalità “spia”

La funzione “spia” permette al supervisore di “entrare” in una chiamata in corso dove è particolarmente utile come i call center di telemarketing e assistenza tecnica, dove la qualità delle interazioni tra operatore e cliente è fondamentale.

Modi di utilizzo della funzione “spia”

Modalità ascoltatore muto

Il supervisore può ascoltare la chiamata per valutare l’efficacia della comunicazione senza influenzare la conversazione.

Modalità conferenza

Il supervisore può partecipare attivamente alla chiamata. Oltre ad ascoltare, ha la possibilità di intervenire nel dialogo, fornendo assistenza all’operatore o chiarendo punti critici al cliente.

Vantaggi della funzione “spia" per i call center

Controllo della qualità

Il controllo qualità è una componente essenziale per ogni call center di successo. Monitorare le chiamate in tempo reale consente ai supervisori di valutare le prestazioni degli operatori, verificare che le procedure vengano seguite correttamente e garantire che i clienti ricevano un servizio eccellente. L’ascolto discreto delle chiamate permette di identificare eventuali lacune nella formazione e nelle competenze degli operatori, consentendo un intervento tempestivo.

Assistenza in tempo reale

La funzione “spia” è particolarmente utile per fornire supporto in tempo reale agli operatori meno esperti. In modalità conferenza, il supervisore può intervenire direttamente, correggendo eventuali errori o fornendo suggerimenti all’operatore mentre la conversazione è in corso. Questo approccio è particolarmente utile nei casi in cui un operatore si trova di fronte a una domanda complessa o a un cliente difficile, permettendo al supervisore di risolvere rapidamente la situazione.

Formazione degli operatori

La funzione “spia” può essere uno strumento prezioso per la formazione on-the-job

degli operatori. Ascoltando le chiamate just-in-time, i supervisori possono fornire feedback immediati e personalizzati, migliorando le competenze comunicative e tecniche del personale. Inoltre, questa funzione consente di individuare le migliori pratiche da condividere con il team, migliorando le performance complessive del call center.

Miglioramento della soddisfazione del cliente

Quando un supervisore può intervenire immediatamente in caso di difficoltà, la possibilità di risolvere problemi durante la chiamata aumenta notevolmente. Il cliente percepisce un alto livello di attenzione e professionalità, il che contribuisce a migliorare la sua soddisfazione complessiva. Un intervento tempestivo riduce anche il rischio di escalation dei problemi, che potrebbero portare a insoddisfazione o addirittura a recensioni negative.

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16 Ott, 24

Centralino cloud: principali funzioni di un sistema moderno

Il centralino cloud rappresenta una soluzione avanzata e flessibile per la comunicazione aziendale. Utilizzando la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol), il centralino in cloud permette di gestire le chiamate attraverso internet, eliminando la necessità di un hardware fisico tradizionale. Questo sistema è ospitato su server remoti ed è accessibile tramite connessione internet, offrendo un’esperienza di comunicazione unificata e integrata.

Come funziona il centralino telefonico cloud

Una delle principali caratteristiche del centralino cloud è la sua facilità di implementazione. Il primo passo è scegliere l’operatore. Durante la configurazione, è possibile assegnare numeri di telefono, impostare interni, integrare e personalizzare l’IVR (Interactive Voice Response) per dirigere le chiamate in modo efficiente.

Questa configurazione può essere modificata in qualsiasi momento, consentendo all’azienda di adattare rapidamente il sistema alle proprie esigenze in continua evoluzione.

Gestione delle chiamate

Quando una chiamata arriva, il centralino cloud la gestisce attraverso la rete internet. Il sistema può utilizzare l’IVR (sistema di risposta interattivo) per guidare il chiamante attraverso un menu vocale personalizzato, indirizzandolo all’operatore o al reparto appropriato. Questa automazione non solo migliora l’efficienza, ma permette anche una gestione ottimale del carico di chiamate. Le chiamate possono essere instradate in base a vari criteri, come l’orario, la disponibilità degli operatori o l’origine geografica della chiamata.

Funzionalità avanzate da richiedere al tuo operatore

Il centralino cloud non si limita alla gestione delle chiamate in entrata e in uscita. Offre una serie di funzionalità avanzate.

  • Registrazione delle chiamate per scopi di formazione o conformità normativa.
  • Gruppi di risposta per fare in modo che chi è libero possa prendere in carico la chiamata.
  • Conference room per far comunicare più persone presenti in luoghi diversi.
  • Code di risposta per gestire più utenti chiamanti in attesa.

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Integrazione con l'ecosistema aziendale

Un vantaggio significativo dei centralini cloud è la capacità di integrarsi con altri strumenti aziendali. Ad esempio, può essere collegato al sistema CRM per fornire una visione completa delle interazioni con i clienti. Le chiamate possono essere automaticamente registrate nel CRM, insieme alle note degli operatori, consentendo un monitoraggio completo delle attività di vendita e assistenza clienti.

Utilizzi del centralino virtuale

Per un’azienda con più sedi o con personale remoto, il centralino cloud offre un’esperienza di comunicazione unificata. Immagina un’azienda con uffici in diverse città: il centralino telefonico in cloud consente di collegare tutte le sedi sotto un unico sistema, facilitando la collaborazione tra i team e la gestione centralizzata delle chiamate.

In un call center, il sistema può essere configurato per distribuire automaticamente le chiamate in base alle competenze degli operatori, ottimizzando il servizio clienti e riducendo i tempi di attesa.

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01 Ott, 24

Videosorveglianza professionale per aziende: oggi cosa puoi controllare

Per il controllo del magazzino o degli accessi alla reception, per sorvegliare tutte le aree del tuo negozio o garantire la sicurezza in ufficio, serve un sistema di videosorveglianza professionale

Impianti di questo tipo sono progettati sulla base delle specifiche esigenze e utilizzano tecnologia avanzata sia per funzioni che per affidabilità.

Telecamere videosorveglianza professionale

Telecamere da esterno professionali: come utilizzarle

Le telecamere di videosorveglianza per esterno sono progettate per monitorare e registrare ciò che accade in aree private come ingressi, cortili, parcheggi e magazzini.

Movimento

Molte telecamere sono dotate di sensori di movimento che attivano la registrazione o inviano notifiche quando rilevano corpi in azione all’interno del loro campo visivo.

Presenza di persone

Alcune telecamere sono in grado di distinguere tra esseri umani, animali o altri oggetti in movimento, riducendo i falsi allarmi.

Identificazione dei volti

Sono disponibili sistemi avanzati che possono riconoscere e registrare volti specifici, distinguendo tra persone autorizzate e intrusi.

Targhe dei veicoli

Le telecamere posizionate in aree private di accesso veicolare possono essere configurate per rilevare e registrare le targhe, utili per controllare gli ingressi o per motivi di sicurezza.

Condizioni ambientali

Telecamere con sensori specifici possono monitorare la temperatura, la luminosità e altri fattori ambientali, regolando l’esposizione o attivando allarmi in caso di condizioni anomale.

Attività sospette

Con l’intelligenza artificiale, alcune videocamere possono identificare comportamenti anomali o sospetti, come una persona che staziona in una zona per un periodo di tempo prolungato.

Intrusione

I sistemi di videosorveglianza possono essere configurati per monitorare e segnalare intrusioni in aree specifiche, come cancelli o finestre.

Sorveglianza notturna

Molte telecamere esterne sono dotate di visione notturna, che permette loro di monitorare l’area anche in condizioni di scarsa illuminazione o al buio completo.

Telecamere videosorveglianza per interno: perché sono importanti in ambito aziendale

Le telecamere di videosorveglianza in un ufficio o in un impianto industriale possono controllare diverse attività e situazioni, contribuendo alla sicurezza, alla gestione operativa e al monitoraggio delle risorse. 

Accessi e uscite

Monitorano chi entra ed esce dall’edificio o da aree specifiche, come uffici riservati o archivi. Questo aiuta a prevenire accessi non autorizzati.

Attività dei dipendenti

Le telecamere possono essere utilizzate per garantire che i dipendenti seguano le procedure aziendali e che non vi siano comportamenti impropri o inefficienze.

Sicurezza e incolumità

Monitorano situazioni che potrebbero rappresentare un pericolo per la sicurezza, come incendi, allagamenti o altre emergenze. Possono anche verificare che vengano rispettate le norme di sicurezza sul lavoro.

Furti e vandalismo

Aiutano a prevenire o documentare furti di proprietà aziendali, vandalismo o altre attività illecite all’interno dell’ufficio

Controllo delle aree sensibili

Sorvegliano aree come server room, archivi con documenti riservati o stanze con attrezzature costose.

Monitoraggio della produzione

Le telecamere possono essere utilizzate per sorvegliare le linee di produzione, garantendo che le operazioni si svolgano correttamente e in modo efficiente.

Controllo delle macchine e delle attrezzature

Verificano che le macchine e le attrezzature siano utilizzate correttamente e in sicurezza, riducendo i rischi di incidenti e migliorando la manutenzione preventiva.

Sicurezza del lavoro

Controllano che i lavoratori rispettino le normative di sicurezza, come l’uso di dispositivi di protezione individuale (DPI), e che non vi siano situazioni pericolose.

Gestione degli accessi

Sorvegliano l’accesso a zone critiche dell’impianto, come depositi di materiali pericolosi o aree di stoccaggio.

Monitoraggio delle merci

Aiutano a controllare il flusso di materie prime, prodotti finiti, e altre risorse, prevenendo furti o perdite.

Identificazione di problemi operativi

Possono essere usate per identificare blocchi o anomalie nelle linee di produzione o nei processi, consentendo interventi rapidi per ridurre i tempi di inattività

Supervisione a distanza

Le telecamere permettono ai manager di monitorare l’andamento delle operazioni a distanza, fornendo una visione in tempo reale delle attività industriali.

Cosa chiedere al tuo fornitore

Quando cerchi un sistema di videosorveglianza professionale valuta la qualità del servizio, a partire dall’analisi dei bisogni di sicurezza.

Assicurati di selezionare un’azienda che oltre a installare le telecamere, curando ogni aspetto (visibilità degli spazi da proteggere, impossibilità di manomissione, rispetto della privacy), sia in grado di integrare o scalare la soluzione proposta, in caso di cambiamenti.

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Il nostro staff installa moderni impianti di videosorveglianza sia all’interno di edifici che in aree esterne. I nostri sistemi integrano componenti di altissima qualità, quali telecamere dotate di funzionalità Day & Night che consentono il monitoraggio dei luoghi in condizioni mutevoli di luce e buio e videoregistratori digitali controllabili a distanza.

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