La gestione chiamate in entrata è un elemento fondamentale per qualsiasi azienda che desideri offrire un servizio clienti di alta qualità e una comunicazione interna efficiente. Le funzionalità avanzate come l’IVR (Servizio di risposta interattivo) multilingua, il trasferimento di chiamata, la deviazione delle chiamate, il call parking e i gruppi di risposta, permettono di ottimizzare il flusso delle comunicazioni, migliorando la produttività e l’esperienza del cliente.
IVR multilingua: accogli i clienti nella loro lingua
Un sistema IVR (Interactive Voice Response) multilingua offre la possibilità di creare risponditori personalizzati che guidano i clienti verso il reparto o l’interno desiderato. Con l’IVR multilingua, i chiamanti possono essere accolti nella loro lingua madre, offrendo un’esperienza più professionale e inclusiva. Ad esempio, un’azienda internazionale può configurare il proprio centralino in modo che il cliente possa scegliere tra diverse lingue (es. “Per l’italiano, premere 1. For English, press 2”).
Questo tipo di servizio consente di preselezionare in modo rapido e semplice l’ufficio o l’interno desiderato, riducendo i tempi di attesa e migliorando l’efficienza complessiva del servizio clienti. Inoltre, l’IVR può essere programmato per fornire informazioni specifiche, come gli orari di apertura o le risposte a domande frequenti, liberando il personale da compiti ripetitivi.
Trasferimento di chiamata
Massima flessibilità nella gestione chiamate dei clienti
Il trasferimento di chiamata è una funzionalità essenziale per la gestione delle telefonate in un’azienda. Ogni chiamata in arrivo può essere facilmente trasferita a un collega, a un gruppo di persone o a una coda di attesa. Ad esempio, la centralinista può smistare le chiamate ai vari reparti, assicurando che ogni richiesta venga gestita dalla persona più qualificata.
Inoltre, se la chiamata è diretta a un gruppo di persone, il sistema può essere configurato affinché chi risponde per primo prenda in carico la chiamata. Questo metodo è particolarmente utile in un call center o in un team di assistenza tecnica, dove la rapidità di risposta è fondamentale.
Deviazione di chiamate
Non perdere mai una chiamata importante
La deviazione di chiamate permette di instradare le telefonate in entrata verso un altro numero o dispositivo quando l’interno originario è occupato, non risponde o è fuori ufficio. Ad esempio, un responsabile può impostare la deviazione verso il proprio cellulare o verso un altro collega, garantendo così che nessuna chiamata venga persa. Questa funzione è ideale per mantenere un alto livello di disponibilità, anche quando si è fuori sede.
Call Parking
Metti in pausa le chiamate in modo efficiente
Il call parking permette di mettere in pausa una chiamata in entrata, consentendo al chiamante di rimanere in attesa mentre l’operatore svolge altre attività. La chiamata può essere poi ripresa da qualsiasi altro interno autorizzato. Questa funzione è utile in situazioni in cui l’operatore deve consultare un collega o cercare informazioni specifiche prima di proseguire con la chiamata. Grazie al call parking, il cliente sa che la sua richiesta è in fase di gestione, migliorando così la sua esperienza complessiva.
Gruppi di risposta
Ottimizza il flusso delle chiamate
I gruppi di risposta consentono di distribuire le chiamate in arrivo a un gruppo specifico di interni. Ad esempio, in un ufficio vendite, tutte le chiamate dirette al reparto possono essere qui instradate. Questo approccio assicura che le chiamate siano sempre prese in carico rapidamente, migliorando l’efficienza e la soddisfazione del cliente.
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Miglioramento della soddisfazione del cliente
Quando un supervisore può intervenire immediatamente in caso di difficoltà, la possibilità di risolvere problemi durante la chiamata aumenta notevolmente. Il cliente percepisce un alto livello di attenzione e professionalità, il che contribuisce a migliorare la sua soddisfazione complessiva. Un intervento tempestivo riduce anche il rischio di escalation dei problemi, che potrebbero portare a insoddisfazione o addirittura a recensioni negative.
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